Automação de processos: Como dar os primeiros passos para automação de processos

A palavra-chave no mundo da tecnologia hoje em dia é automação.

Quando um programador desenvolve uma ferramenta que é capaz de tomar múltiplas entradas e processá-las com base em seus próprios critérios, ele elimina a necessidade de um operador humano. O resultado disso é claro: o sistema economiza tempo e dinheiro.

Pode ser útil na racionalização de seus fluxos de trabalho dentro de uma empresa.

A automação de processos como vendas e marketing pode liberar seu pessoal para fazer um trabalho mais estratégico.

O que são processos de negócios

Um processo de negócio pode ser qualquer conjunto de atividades que ajude uma empresa a atingir um objetivo específico. No contexto da automação, geralmente é uma transação que pode ser repetida envolvendo várias etapas que tocam vários sistemas de tecnologia da informação.

Os processos de um negócio podem incluir o preenchimento de planilhas, faturamento de um pedido de compra do cliente, a aprovação de um pedido de empréstimo, o preenchimento da entrada de dados, o embarque de um novo funcionário e serviços financeiros adicionais, tarefas de Recursos Humanos e entre outras tarefas comerciais.

Automação de processos tem como objetivo prevenir problemas como falhas humanas. 

Ao implantar uma estratégia reutilizável e extensível de automação de negócios, uma organização pode recuperar o controle sobre os processos de negócios, melhorar a comunicação, aumentar a satisfação do cliente e reduzir a confusão.

A automação de um processo comercial pode liberar tempo e recursos, liberando os funcionários para se concentrarem no trabalho principal em vez de tarefas tediosas, repetitivas e muitas vezes frustrantes.

Por que a automação é importante

A automação de processos pode ajudar a melhorar sua conformidade, mitigar fraudes e roubos dentro de uma empresa, e melhorar os controles para melhor gerenciar as fraudes internas.

O software também pode acelerar os processos para que o trabalho seja concluído mais rapidamente e com menos repetição. 

Pense, por exemplo, no software que rastreia a aprovação de vários gerentes de um pedido de compra versus um funcionário pedindo a seus gerentes que assinem um a um.

 

Crie automação nas áreas que fazem sentido para seu negócio

Nem todos os processos dentro de uma empresa são adequados para automação, portanto, cada empresa deve decidir quais são os processos mais adequados para ela.

Os processos que são intensivos em tempo e recursos e sujeitos a erro humano devem ser investigados primeiro para automação.

Se estes podem ser acelerados com processos automatizados, então isso permite um maior foco em outras práticas de negócios.

Introduza o novo processo aos poucos

Em vez de construir soluções de ponta a ponta que automatizam totalmente seu processo comercial, uma abordagem iterativa pode ser mais acessível e mais rápida para entrar em ação.

Portanto, encontre um processo manual que possa ser simplificado através do uso de ferramentas simples para torná-lo mais rápido.

Com o tempo, à medida que estas ferramentas se tornam cada vez mais sofisticadas, você pode evoluir para um processo totalmente automatizado.

Automatize as tarefas repetidas

Se você possui uma empresa, cuja tarefa é preencher planilhas de nomes de prospectos, folhas de pagamento, endereço de colaboradores diariamente, provavelmente este é um sinal que você precisa automatizar tarefas repetidas.

Isso porque, se economizar 1 hora de trabalho do colaborador por dia, ele poderá focar em outras partes mais importantes do negócio utilizando este mesmo tempo.

Portanto, utilize ferramentas para ajudar a automatizar tarefas repetitivas.

Um bom exemplo são os envios de e-mails, que às vezes, são mais convenientes para os clientes. É possível automatizar essa tarefa com uma ferramenta de e-mail marketing.

Audite seus processos

Se você não tiver feito uma auditoria de automação recentemente, é hora de identificar os processos de entrada de dados, os processos de aprovação e os processos de revisão que requerem a maior parte da entrada do usuário.

Este processo é medido pelo número de interações e ciclos de cada processo.

Aqueles processos que possuem um número mais alto têm a maior necessidade de automação. Trabalhe com seus fornecedores ou internamente para desenvolver soluções para maximizar a produtividade do seu time.

Conclusão

Este é o nosso artigo sobre a importância da automação de processos no meio corporativo. Sem dúvida, é um importante passo para aumentar a produtividade e também evitar falhas humanas nos resultados de uma empresa.

 

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